Almindelige forretningsvilkår

1. Indledning
Nærværende almindelige forretningsvilkår gælder for alle administrationsaftaler indgået mellem Hersted Ejendomme A/S (administrator) og kunden jf. nedenfor pkt. 2

Hersted Ejendomme A/S er som medlem af Ejendomsdomsforeningen Danmark forpligtet til at følge de af foreningen udstukne retningslinier for administration af ejendomme herunder respektere enhver afgørelse, som træffes af foreningens klagenævn eller, hvad foreningen måtte lade træde i stedet herfor.

2. Definitioner
Ved kunde forstås i denne sammenhæng den part, der har indgået administrationsaftale med administrator, dvs. eksempelvis
– Ejerforeningen/Andelsboligforeningen (v/bestyrelsen)
– Udlejningsejendommen (v/ejendommens ejer)
– Selskabet (v/selskabets tegningsberettigede)

3. Interessekonflikter
Hersted Ejendomme A/S påtager sig ikke sager, som indebærer en interessekonflikt mellem firmaets kunder. Hvis en interessekonflikt skulle opstå, henviser vi kunden eller kunderne til en anden administrator og vi er i den forbindelse forpligtet til loyalt at videregive sagens oplysninger til den nye administrator.

4. Immaterielle rettigheder
Kunden får de nødvendige rettigheder til brug af det skriftlige materiale, som Hersted Ejendomme A/S har leveret til kunden. Hersted Ejendomme A/S bibeholder dog fortsat alle ophavsrettigheder og øvrige immaterielle rettigheder til materialet.

5. E-mail og anden kommunikation
Hersted Ejendomme A/S kommunikerer bl.a. via e-mail. Vores e-mailkorrespondance er ikke krypteret, og vi er ikke ansvarlige for vira, uautoriserede ændringer, uautoriseret overvågning, manipulation eller lignende som følge deraf.

Elektronisk kommunikation skal have samme gyldighed som traditionel skriftlig kommunikation. Den elektroniske kommunikation bærer ikke afsenders underskrift, men er der vished om afsenderens identitet, tillægges fraværet af fysisk underskrift ingen betydning.

6. Ordinært honorar
Administrationsaftalen fastsætter det ordinære honorar, hvorledes dette reguleres og, hvilke ydelser, der er omfattet af det aftalte ordinære honorar.
Udover ordinært honorar har administrator ret til at oppebære gebyrer m.v. der opkræves hos lejere, andelshavere, ejere eller andre, eksempelvis rykkergebyrer, gebyr for besvarelse af mæglerforespørgsler, gebyr for notering af ejerskifte, honorar for afgivelse af adkomsterklæring o.l.
Ved administrators fastsættelse af det ordinære honorar er forudsat, at administrator:
– udsender alle opkrævninger,
– definerer layout for opkrævninger, herunder må anvende eget logo,
– må modtage betalinger på kundens vegne,
– anvender eget brevpapir ved korrespondance med lejere, andelshavere, ejere o.a.
– anvender egne standardskrivelser, cirkulærer, rykkere o.l.
– anvender egen advokat til inkasso,
– tilmelder kundens faste betalinger til BetalingsService,
– betaler via bankoverførsel,
– bestemmer kontoplan og posteringstekster,
– fastlægger hvorledes opbevaringspligt overholdes
– fakturaer fra leverandører m.v. til betaling fremsendes minimum 4 bankdage dage før rettidig betalingsdag, idet rettidig betaling ellers ikke garanteres,
– kunden anvender momsregistrerede leverandører og, at leverandørfakturaer overholder formalia i henhold til SKAT’s regler.

Ordinært honorar faktureres og betales kvartalsvis forud.

Det ordinære administrationshonorar omfatter løbende mundtlig rådgivning om de af en administrationsaftale omfattede ydelser herunder dette i et efter administrators skøn rimeligt omfang. Rådgivning derudover – eksempelvis skriftlige redegørelser, deltagelse i ekstraordinære generalforsamlinger, behandling af moms- og skattesager – vil blive faktureret på basis af tidsforbrug og timesats.

7. Administrators hæftelse
Administrator hæfter udtrykkeligt ikke for kundens omkostninger af nogen art, og administrators forpligtelse til at foranledige rettidig betaling forudsætter dels, at der er dækning for betalingen på debiteringskontoen senest dagen før debitering og, at omkostningen er behørigt godkendt af kunden eller dennes repræsentant. Kunden er således selv forpligtet til at afholde egne driftsomkostninger for de ejendomme, der er omfattet af administrationsaftale, herunder eksempelvis:
– løn og honorar til ejendommens ansatte, bestyrelse o.l.,
– bankgebyrer og gebyrer til Nets,
– offentlige afgifter,
– fællesudgifter til ejerforeninger,
– revisor- og advokatbistand,
– porto, kopier,
– møde- og transportudgifter.

8. Ekstraordinært honorar
Administrator er berettiget til særskilt honorar, såfremt administrator udfører opgaver eller leverer ydelser, der ikke er omfattet af det ordinære honorar.
Med mindre andet er aftalt, skal administrator i hvert enkelt tilfælde gøre kunden opmærksom herpå, såfremt administrator anmodes om at udføre opgaver eller levere ydelser, der ikke er omfattet af det ordinære honorar, og administrator er ikke berettiget til at fakturere for merarbejder, som ikke er godkendt af kunden med mindre omfanget af disse merarbejder udgør mindre end 10 timer pr. opgave.
Med mindre der er indgået aftale om fast pris, faktureres ekstraordinære ydelser efter medgået tid. Timepris afhænger af medarbejdertype, der udfører opgaven.

9. Fortrolighed og behandling af oplysninger
Administrator og administrators medarbejdere er underlagt tavshedspligt om alle forhold hos kunden. Ved fastsættelse af rækkevidden af denne tavshedspligt anvendes de retningslinier, som givers for bestyrelsesmedlemmer i aktieselskaber.